끝없는 회의들…돈으로 따지면 얼마?


 
 ▲ 신창재 교보생명 회장 
 
 
시도 때도 없이 열리는 회의. 열심히 일하는 직장인이라면 누구나 ‘차라리 이 시간에 책상 앞에 앉아 일을 하는 게 낫지…’라는 생각을 해봤을 것이다.
이런 고민은 최고경영자들도 마찬가지. 교보생명 신창재 회장은 늦춰지고 미뤄지는 회의에 불만을 가졌다. 몇 년 전부터 ‘회의 문화를 바꾸자’고 강조했던 신 회장은 얼마전 직속 ‘변화관리팀’에 ‘바르고 빠른 의사소통과 의사결정’을 위한 회의비용 산출을 지시했다.

3주간의 개발 끝에 교보생명은 지난 17일 회의가 열리기 전, 해당 회의의 기회비용을 산출해 참석자들에게 공지하는 ‘회의 비용 산출 프로그램’을 선보였다. 회의 비용은 참석자와 회의를 준비한 직원의 직급·직책별 인건비와 집기비품 사용료, 장소 대여료 등 기타비용을 더해 산출한다.

예를 들어 과장 10명이 참석하는 2시간짜리 회의를 위해 사원 2명이 4시간 동안 자료를 준비했다고 치자. 이 회의에 소요된 총 비용은 과장 10명의 2시간 인건비에다 사원 2명의 4시간 인건비, 집기 비품 사용료 등을 합친 170만원이다. 회의를 준비하는 사람중 한 명이 참석인원과 시간 등 몇 가지 숫자만 입력하면 비용이 산출되는 자동 프로그램을 통해 회의 비용을 알아내고, 회의 시작 전 참석자들에게 “이 회의에는 170만원이라는 고객의 소중한 자산이 사용됩니다”라는 이메일을 보낸다.

물론 시도 때도 없이 열리는 모든 회의에 이 룰이 적용되는 건 아니다. 교보생명은 과장급 이상이 참여하는 72종의 회의 유형을 정해, 회의 비용을 산출할 것을 권했다. 한 달에 한 번 열리는 영업 파트의 지역본부장 회의, 분기에 한 번 열리는 경영전략회의, 주1회 열리는 상품마케팅실 과업 회의 등이 여기에 포함된다. 이 72종의 회의에는 각각 미리 산출해놓은 기회비용이 있다. 예를 들어 CEO(최고 경영자) 1명, COO(Chief Operating Officer·최고 운영책임자) 1명, 부사장 2명, 전무 2명, 상무 3명, 상무보 4명, 팀장 3명, 과장 1명이 참여해 2시간 동안 열리는 ‘의사결정지원 회의’에는 484만8000원이 든다.

이 프로그램을 개발한 변화관리팀의 안병현 대리는 “기회 비용 산출 프로그램의 대상자는 일반 사원이 아니라 의사결정을 하는 팀장 이상”이라며 “이들이 회의의 소중함을 깨달아 소규모 팀 미팅도 효율적으로 진행하도록 하는 게 목표”라고 말했다.

(박내선기자 nsun@chosun.com )